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Achtung bei der Lagerpflicht - Steuerdokumente

Der Aufbewahrungszwang ist Teil der steuer- und wirtschaftsrechtlichen Bilanzierungs- und Erfassungspflicht. Somit ist auch die Person, die nach Steuer- oder Wirtschaftsrecht bilanzierungspflichtig ist, zur Führung von Büchern und Dokumenten angehalten. Diejenigen, die dies ignorieren, auch wenn es nur der Fall ist, wenn die Dokumente vor dem Ende der Aufbewahrungspflicht zerstört werden, können straf- oder risikosensitiv bestraft werden.

Wer unterliegt der Rückbehaltungspflicht? Darüber hinaus gelten die Steuerrückbehaltungsverpflichtungen nach 147 in Verbindung mit den 140 ff AO für alle land- und forstwirtschaftlichen Unternehmen, sonstigen Gewerbetreibenden und Freiberufler, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind. Andererseits betrifft die Steuerbuchhaltungspflicht nur Unternehmer mit einem Umsatzvolumen von mehr als EUR 300 000 oder mehr.

Der Aufsichtsrat hat am Donnerstag, den 11. Februar 2008, einen Jahresüberschuss von mehr als EUR 40.000 (bisher EUR 30.000) erzielt. Dokumente aus der Privatwirtschaft, insb. Abrechnungen, mit denen z.B. einkommensbezogene Ausgaben, Sonderaufwendungen oder Sonderbelastungen dokumentiert werden, unterliegen nicht der Lagerpflicht. Eine andere Situation kann sich bei den so genannten Überschusseinnahmen einstellen, bei denen vom Steuerzahler im Zuge der Beweis- und Beweispflicht erwartet wird, dass er Fakten nachweist, die einen wiederholten Abzug von einkommensbezogenen Aufwendungen für die Zeit des Vorsteuerabzugs rechtfertigen.

Neben dem Insolvenzverwalter einer zu versteuernden Arbeitsleistung oder einer anderen zu versteuernden Dienstleistung ist im Rahmen eines Vermögens (also einer Privatperson!) nach ? 14b Abs. 1 S. 5 Umsatzsteuergesetzes, das der Verfolgung der nicht angemeldeten Erwerbstätigkeit dient, die Berechnung, einen Einzahlungsschein oder eine andere Nachweisurkunde zu speichern. Dokumente im Rahmen einer im Wege der Informationsverarbeitung gemäß 77 Absatz 1 Buchstabe i) abgaben.

Schliesslich müssen nur aus Steuergründen andere steuerrelevante Belege nachgereicht werden. Für die Mindestfristen für die Vorratspflicht für Geschäftsbücher und andere Buchhaltungsunterlagen gilt steuerlich derselbe Zeitraum wie im Handelsrecht: Soweit Geschäftsbücher und andere handelsrechtlich oder steuerlich vorgeschriebene Belege auf einem Datenträger oder auf einem Datenträger gespeichert sind, müssen die aufbewahrten Belege während der ganzen Aufbewahrungsdauer zu jeder Zeit gut sichtbar sein und automatisch auswertbar sein.

Ab wann fängt die Deadline an? die letzte Buchung im Hauptbuch, die Inventur, die Anfangsbilanz, der Jahresabschluß oder der Geschäftsbericht wurde erstellt oder erstellt, der Buchhaltungsbeleg wurde erstellt, Datensätze wurden erstellt oder andere Dokumente wurden erstellt, die Faktura oder ein vergleichbares Dokument wurde erstellt, die letzte Lohnauszahlung wurde getätigt, rechnungslegungsrelevante Kenngrößen für die Verfahrensunterlagen wurden nach dem entsprechenden Verfahren erfaßt, erstellt oder aufbereitet.

Beispiel: Der Abschluss für 1997 wurde im Spätherbst 1998 aufgestellt. In Anbetracht der 10-jährigen Lagerdauer muss diese bis Ende 2008 aufrechterhalten werden. Ist es möglich, den Verfall einer Zeitspanne auszusetzen? Der Steuerrückbehalt erlischt nicht, wenn und solange die Belege für solche Steuerarten relevant sind, für die der Veranlagungszeitraum noch nicht verstrichen ist.

Damit ist die Verweildauer an den Steuerveranlagungszeitraum gebunden. Im Prinzip müssen die Dokumente in einer übersichtlichen Weise gehalten werden: zeitlich, faktisch, alphabetisch und ähnlich. Bei der Aufbewahrungsart muss sichergestellt sein, dass sich ein fachkundiger Dritter ohne großen zeitlichen Aufwand in den Dokumenten zurechtfindet. Abgesehen von Jahresabschlüssen, Eröffnungssalden und bestimmten Dokumenten, die einer Ausfuhranmeldung beigefügt werden müssen, können die Datensätze auch auf einem Datenträger gespeichert werden.

Jeder, der die aufbewahrungspflichtigen Dokumente nicht verwahrt oder zu frühzeitig zerstört, muss mit erheblichen Benachteiligungen in einem Zivilverfahren gerechnet werden, da er die notwendigen Nachweise nicht erbringen kann. In 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 SGB ist eine Gefängnisstrafe von bis zu fünf Jahren oder eine Konkursstrafe vorgesehen. Ein Verstoß gegen die Lagerpflicht kann aus steuerrechtlicher Hinsicht dazu beitragen, dass die Buchhaltung nicht als ordentlich erachtet wird und das Steueramt daher Anspruch auf eine Abschätzung nach § 162 AO hat.

Mit welchen Dokumenten können Sie ab dem Stichtag 31. Dezember 2008 arbeiten? Belege aus dem Jahr 1997 und älteren, die einer Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren unterworfen sind, können ab dem Stichtag 31. Dezember 2008 sicher verwertet werden. Das Gleiche trifft auf Belege aus dem Jahr 2001 und darüber zu, wenn diese nur der sechsmonatigen Aufbewahrungsverpflichtung unterworfen sind.